Der Startup-Leitfaden zur Einstellung einer PR-Agentur

November 3, 2019 yellowpeacock710 0 Comments

Organisationen, unabhängig von ihrer Größe, profitieren von einer positiven Medienberichterstattung und Publizität. PR ist eine hervorragende Möglichkeit, eine Botschaft eher in den Bereich der Nachrichten als in die Werbung zu tragen. Es bringt von Natur aus mehr Autorität, Glaubwürdigkeit und Leserschaft.

Insbesondere in den heutigen Situationen, in denen jedes Produkt oder jede Dienstleistung in einem überfüllten Markt konkurriert, ist PR ein hervorragendes Markeninstrument, mit dem sich Start-ups vom Markt abheben und abheben können. Es hilft auch dabei, eine Persönlichkeit für Ihre Marke zu etablieren und eine emotionale Verbindung mit dem Publikum herzustellen.

Aber warum PR für ein Startup?

Startups müssen latent ihre Glaubwürdigkeit beweisen, ein überlegenes Produkt oder eine überlegene Dienstleistung ist nicht genug, um ein Unternehmen von seinen Mitbewerbern abzuheben. Darüber hinaus kann Werbung allein die Aufmerksamkeit und Loyalität der Kunden nicht auf sich ziehen. Was benötigt wird, ist eine konsistente und echte Botschaft, die die Grundwerte, Überzeugungen und den Zweck des Unternehmens kommuniziert.

Heutzutage ist PR ein wesentlicher Bestandteil des Marketings und hat die Fähigkeit, eine Marke durch ihre Fähigkeit, die Wahrnehmung der Kundenmarken zu beeinflussen, zu stärken. Tatsächlich sagt Marketing-Guru Al Reis in seinem Buch “Die 22 unveränderlichen Gesetze des Brandings”, dass “Werbung machtvoller ist als Werbung”, weil “das, was andere über Ihre Marke sagen, so viel machtvoller ist als Werbung”.

Während Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation wichtig sind, sind auch die Personen, die diese Kommunikation verwalten, gleichermaßen wichtig. Um die Medienarbeit zu verwalten und sicherzustellen, dass die richtige Botschaft vom richtigen Medienkanal aufgegriffen wird, sind besondere Anstrengungen erforderlich, und jedes Startup, das wachsen möchte, sollte auf jeden Fall über eine Investition in PR nachdenken, um die Reichweite zu maximieren.

PR ist sicherlich eine spezialisierte Funktion, und die Einstellung einer erfahrenen PR-Agentur, die zu Ihrem Unternehmen passt, ist der beste Weg, um die Vorteile der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen.

Während wir bei Razorpay nach einer PR-Agentur Ausschau hielten, um uns zu vertreten, haben wir uns eine detaillierte Richtlinie ausgedacht, die uns beim Auswahlprozess helfen soll. In Anbetracht der Wirksamkeit des Leitfadens beschlossen wir, über unsere Erkenntnisse aus der Übung zu bloggen. Hier sind die wichtigsten Schritte und Best Practices, die bei der Suche nach einer PR-Agentur für Ihre Marke angewendet werden können:

Definieren Sie Ihre PR-Ziele

Der erste Schritt, um in PR zu investieren, besteht darin, die zu erreichenden PR-Ziele und -Ziele klar zu definieren. Die Strukturierung der PR-Ziele auf Makro- und Mikroebene, bevor PR-Unternehmen eingeladen und in die engere Wahl gezogen werden, schafft große Klarheit hinsichtlich der PR-Ziele und Erwartungen sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber PR-Agenturen.

Zu den wichtigsten Aspekten, die bei der Festlegung der PR-Ziele und -Ziele berücksichtigt werden müssen, gehören die Beschreibung der Erwartungen hinsichtlich der Kommunikationsziele, der zu adressierenden Märkte, der wichtigsten Nachrichtenübermittlung und der Zielgruppe.

Beispiele für Ziele auf Makroebene könnten Aspekte wie die Verbesserung der Markensichtbarkeit oder die Erreichung einer Vordenkerrolle sein, während Ziele auf Mikroebene Aspekte wie die Anzahl der Medieninteraktionen umfassen könnten. Das Nichtbeachten dieses wichtigen Schritts kann auch dazu führen, dass PR-Agenturen sehr breite Verkaufsgespräche führen, Ressourcen und Zeit verschwenden.

Bereiten Sie eine kurze oder RFP

Das Schreiben eines Briefings oder einer Ausschreibung zur Beschreibung der PR-Ziele und -Erwartungen ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die für das Stellenangebot am besten geeigneten Agenturen zu Ihrem Vertrag passen. Aspekte wie Geschäftsziele, PR-Ziele, Zielgruppe, Konkurrenten usw. sollten in Ihrem PR-Briefing-Material klar umrissen werden, damit die Agenturen Strategien entwickeln und relevante Pitchings oder Präsentationen für Ihr Unternehmen erstellen können.

Wenn PR-Agenturen aus bestimmten Bereichen wie Technologie, Lebensstil, BFSI usw. eingestellt werden müssen, sollte diese Anforderung auch im RFP klar umrissen werden.

Hier finden Sie einen grundlegenden Rahmen für ein RFP für die Einstellung von PR-Agenturen, anhand dessen Sie Ihr eigenes detailliertes RFP erstellen können.

Auswahlkriterien skizzieren

 

Nach Abschluss des RFP oder Briefings müssen die Auswahlkriterien festgelegt werden. PR-Agenturen sollten im Wesentlichen als Erweiterung Ihrer Marke fungieren und das richtige Messaging für die gesamte externe Kommunikation bereitstellen. Dafür ist die Definition der Auswahlkriterien unglaublich wichtig.

Die Auswahlkriterien können verschiedene Aspekte umfassen, von der Fähigkeit, den Arbeitsumfang zu erfüllen, über die Fachkompetenz bis hin zur Preisgestaltung. Beispielsweise haben wir bei der Festlegung unserer Auswahlkriterien vier Aspekte (jeweils mit unterschiedlichen Gewichten) definiert: Fähigkeit, den Arbeitsumfang zu erfüllen, Erfahrung, nachgewiesene PR-Fähigkeiten und Honorare. Hier ist eine Darstellung der Auswahlkriterien, die wir verwendet haben:

Die Auswahlkriterien sollten so gestaltet sein, dass Sie eine vernünftige Entscheidung in Bezug auf den Aufwand und die erwarteten Renditen treffen können. Sie können 4-5 Aspekte definieren, die am wichtigsten sind, wobei Sie die Art und Größe Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Sie können jedes Kriterium weiter aufschlüsseln. Die oben genannten Kriterien lassen sich beispielsweise wie folgt aufteilen:

  • Fähigkeit, den Arbeitsumfang zu erfüllen : Der Arbeitsumfang kann Aspekte umfassen, die spezifisch für das Erreichen der skizzierten PR-Ziele sind. Wenn sich die Marke beispielsweise auf bestimmte geografische Regionen konzentriert, sollte die Agentur die Möglichkeit haben, regionale Medienarbeit zu leisten.
  • Erfahrung und Wissen : Diese Kriterien können Aspekte wie Fachwissen in einem bestimmten Nischenbereich wie Technologie, Lebensstil oder BFSI usw. umfassen.
  • Nachgewiesene PR-Fähigkeiten : Dies bezieht sich auf die bisherige Arbeit, das Fachwissen und die nachgewiesenen Ergebnisse der Agentur. Wenn Ihre Organisation beispielsweise ein B2B-SaaS-Unternehmen ist, hilft die Erfahrung und die nachgewiesene Arbeit der Agentur in ähnlichen Bereichen dabei, zu verstehen, ob die Agentur für die Partnerschaft geeignet ist.
  • Retainer-Gebühren : Während die Qualität der Arbeit und die Fähigkeit, die PR-Erwartungen zu erfüllen, von entscheidender Bedeutung sind, ist das Budget als Start-up nach wie vor ein wertvoller Gesichtspunkt. Daher sollten als letzte Kontrolle die Einbehaltungsgebühren oder die Projektgebühren mit dem zweckgebundenen PR-Budget verglichen werden.

Die Festlegung klarer Auswahlkriterien bietet eine klare Roadmap für Agenturen, um die Erwartungen an den Arbeitsplatz klar zu verstehen und über die PR-Strategie, die für das Konto zu verwendenden Stunden und die zuzuweisenden Ressourcen zu entscheiden.

Budget identifizieren

Die Ermittlung des PR-Budgets ist ebenso wichtig wie die Festlegung der PR-Ziele. Es ist wichtig zu wissen, in welchem ​​Rahmen Sie bereit sind, für Ihre PR-Anforderungen aufzuwenden, da dies als Leitfaden für die Entscheidung über die Qualität und den Umfang der von der Agentur erwarteten Arbeit dient.

Das von Agenturen am häufigsten verwendete PR-Modell ist das „Retainer-Modell“, bei dem monatlich eine feste Geldsumme für die Vertragslaufzeit gezahlt wird. Diese Summe beinhaltet die Kosten für die Arbeitszeit sowie Nebenkosten, die der PR-Agentur bei der monatlichen Kundenbetreuung entstehen.

Während die Kundenbindungen das Standardmodell sind, können Sie auch Agenturen beauftragen, projektbezogen zu arbeiten, falls Sie nicht bereit sind, langfristige Verpflichtungen einzugehen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit der ausgewählten Agentur zu verhandeln, um den Vertrag mit einer kleinen Rücknahmegebühr zu beginnen, die später basierend auf den Ergebnissen und der Ressourcenverfügbarkeit überprüft werden kann.

Anfänger, die nicht in die Einstellung einer Vollzeit-PR-Agentur investieren können, können auch PR-Berater einstellen, die für einen definierten Zeitraum oder auf Projektbasis mit der Marke arbeiten können.

Finalisieren Sie die Ergebnisse

Sobald die PR-Agenturen anhand eines breiten Qualifikationskriteriums in die engere Wahl gezogen wurden, müssen die tatsächlichen Vertragsergebnisse geprüft und finalisiert werden. Als Folgemaßnahme zur Festlegung von PR-Zielen auf hoher Ebene ist es sehr wichtig, die genauen Ergebnisse (wie die Anzahl der Pressemitteilungen, Medieninteraktionen, eingereichten Auszeichnungen usw.) zu definieren, die vom PR-Team monatlich erwartet werden .

Eine genaue Analyse stellt nicht nur sicher, dass die PR-Agentur in Bezug auf die Arbeitserwartung auf dem gleichen Stand ist, sondern erstellt auch ein Messsystem, mit dem Organisationen die Qualität und Quantität der von der PR-Agentur gelieferten Ergebnisse messen und analysieren können periodische Basis.

Treffen Sie Ihr Account-Team

Häufig ist das Team, das für Ihr Unternehmen zuständig ist, nicht das Team, das täglich mit Ihrem Konto arbeitet. Während der Markenname und der Ruf der PR-Agentur wichtig sind, entscheidet letztendlich die Effizienz und Kompetenz des tatsächlichen Teams, das mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet, über den Erfolg Ihrer PR-Bemühungen.

Fordern Sie Besprechungen mit dem jeweiligen Account-Team an, das mit Ihrer Marke zusammenarbeitet und deren Kompetenzen, einschlägige Erfahrung und Arbeitsstil bewertet, um die Eignung für die Erfüllung der Anforderungen des PR-Vertrags zu verstehen.

Schließen Sie eine Wettbewerbsverbotsklausel ein

Als Vertragsverlängerung können Sie auch ein Wettbewerbsverbot aufnehmen, um sicherzustellen, dass Ihre PR-Agentur während der Vertragslaufzeit nicht in Interessenkonflikte gerät. Ein Wettbewerbsverbot ist im Wesentlichen eine Klausel, nach der eine Partei sich verpflichtet, kein Unternehmen zu gründen, das zu einem Wettbewerb gegen die andere Partei führen würde.

Wenn Ihre PR-Agentur nach der Unterzeichnung Ihres Vertrags die Marke eines Mitbewerbers annimmt, ist dies eine erhebliche Gefahr für die Weitergabe von Informationen, die potenziell nachteilige Folgen haben kann.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Marke in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich ist, kann sich ein Wettbewerbsverbot als nützlich erweisen. Unternehmen können im Rahmen des Wettbewerbsverbots eine Liste der Wettbewerber oder potenziellen Wettbewerber in ihrem jeweiligen Geschäftsbereich aufnehmen, um sicherzustellen, dass keine vertraulichen Informationen verloren gehen und dass Ihre Organisation in dem jeweiligen Bereich stets als oberste Priorität behandelt wird von Ihrem Geschäft.

Diese sieben Schritte bilden eine gute Grundlage, auf der Ihre Organisation ihren eigenen PR-Plan entwerfen kann. PR ist wichtig für Unternehmen jeder Größe und Form. Bill Gates sagte einmal: “Wenn ich nur den letzten Dollar meines Marketingbudgets ausgeben würde, würde ich es für PR ausgeben.” Bei dieser sehr wichtigen Entscheidung sollten Unternehmen eine Menge Gedanken und Mühe investieren, um mit der PR-Agentur zusammenzuarbeiten, die am besten zum Arbeitsstil und zur Gesamtvision des Unternehmens passt.